Syndics : Attention au risque de détournement de finalité dans le développement de vos activités transverses

De nombreux cabinets de syndic cherchent historiquement à développer leurs activités de transaction immobilière et de gestion locative à partir de leur portefeuille copropriété. Cette logique est naturellement tentante : le syndic bénéficie du fichier des copropriétaires et informe souvent ces derniers de ses autres activités.

Mais cette opportunité commerciale s’accompagne désormais d’un risque juridique majeur souvent sous-estimé : le détournement de finalité au sens du RGPD.

En effet, dans le cadre de leurs missions, les syndics collectent et traitent des données personnelles dont la finalité est strictement liée à la gestion de la copropriété. Toute utilisation de ces données à des fins commerciales constitue une utilisation détournée de la finalité initiale du traitement.

Certaines pratiques encore fréquemment rencontrées dans la profession deviennent aujourd’hui particulièrement sensibles :

• Envoi de communications commerciales transaction ou location à partir des fichiers copropriétaires ;
• Proposition de diagnostics ou d’estimations en échange de mandats ;
• Insertion de contenus commerciaux dans les appels de fonds ;
• Participation des transactionnaires aux assemblées générales ;

Ces pratiques constituent un détournement de finalité au sens du RGPD et exposent les cabinets à des sanctions particulièrement lourdes pouvant aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende (article 226-16 du Code Pénal).

Face à cette évolution réglementaire, une approche opportuniste ou ponctuelle n’est plus suffisante.
Le développement des activités transaction et gestion locative nécessite désormais une véritable stratégie structurée, planifiée et juridiquement sécurisée.

C’est dans cette logique qu’a été conçu le module CROISSANCE, complémentaire du service Déclarations Juridiques. Le module CROISSANCE permet aux syndics de développer leur activité dans un cadre conforme RGPD grâce notamment à :

• Une stratégie annuelle structurée ;
• Des contenus de communication conformes ;
• Des supports adaptés aux AG et aux copropriétaires ;
• La mise en place du Référent Mutation-Location, interface dédiée entre le syndic et les services commerciaux, agissant uniquement après recueil du consentement du copropriétaire.

L’objectif n’est plus de multiplier des actions commerciales isolées, mais de construire un développement durable, mesurable et sécurisé pour le cabinet.

Avant toute mise en place d’actions, il est essentiel pour un cabinet de connaître le véritable potentiel de son portefeuille copropriété.

Le module CROISSANCE permet d’analyser pour votre cabinet :

• Le nombre de ventes réalisées sur le parc depuis 10 ans
• Le nombre de locations constatées depuis 4  ans
• Les montants moyens des ventes par an, depuis 10 ans
• Le chiffre d’affaires potentiel par an
• … et ce, copropriété par copropriété !

Réservez une visioconférence pour faire le point sur le potentiel de votre cabinet et découvrir le module CROISSANCE

Le risque avéré du dépôt de plainte

Plusieurs cabinets découvrent aujourd’hui que le délai entre un signalement ou un dépôt de plainte en ligne et une éventuelle prise de contact par les autorités de contrôle n’est pas immédiat.

Dans certains cas, plusieurs mois — parfois jusqu’à 6 mois — peuvent s’écouler avant qu’un cabinet ne soit officiellement interrogé sur ses pratiques de communication ou d’utilisation des données personnelles des copropriétaires.

Le courrier anonymisé ci-dessous, adressé par un copropriétaire à son syndic concernant l’utilisation des données personnelles à des fins de transaction et de gestion locative, illustre concrètement cette évolution des risques.

Il ne s’agit pas d’un cas isolé mais d’un sujet qui devient progressivement une véritable problématique de conformité pour les administrateurs de biens.

Dans un contexte où les copropriétaires sont de plus en plus sensibilisés au RGPD et où les procédures de signalement sont désormais facilement accessibles en ligne, les pratiques historiques de communication commerciale des syndics deviennent aujourd’hui particulièrement sensibles.

Dans un contexte où la conformité RGPD devient un sujet stratégique pour les administrateurs de biens, la question n’est donc plus seulement de développer son activité… mais de savoir comment la développer sans risque.